ต่อเนื่องจากฉบับที่แล้วที่ได้เจาะลึกเทคโนโลยี Cloud Computing ล่าสุดทางไมโครซอฟท์ได้ปล่อยผลิตภัณฑ์ Office ครบวงจรที่ถูกพัฒนาให้เป็นซอฟต์แวร์ที่ทำงานในระบบคลาวด์ (Cloud-Based Software) ด้วย ซึ่งชัดเจนว่าเป็นการออกมาชิงส่วนแบ่งจากทาง Google ที่ได้ให้บริการในลักษณะนี้มาก่อน โดยครั้งนี้ไมโครซอฟท์ได้เปลี่ยนรูปแบบการใช้งานชุดผลิตภัณฑ์ Office และบริการเสริมอื่นๆ ให้สามารถใช้งานได้ทั้งแบบออฟไลน์และออนไลน์ และเน้นเจาะกลุ่มไปที่ลูกค้ากลุ่มองค์กร
โดยปกติแล้วบริษัทจะต้องซื้อไลเซนส์ของโปรแกรม Microsoft Office และซื้อเซิร์ฟเวอร์ SharePoint มาติดตั้ง เพื่อให้สามารถแชร์เอกสารและสร้างพื้นที่ทำงานร่วมกันได้ แต่พอเป็น Office 365 ก็เป็นการจ่ายค่าบริการเพื่อใช้งาน Microsoft Office ผ่านเซิร์ฟเวอร์ของไมโครซอฟท์แทน อย่างไรก็ตาม Office 365 ก็แถม Microsoft Office ที่เป็น Desktop Client ให้สามารถใช้งานแบบออฟไลน์ได้
ด้วยความที่เป็นซอฟต์แวร์ที่ทำงานบนระบบคลาวด์นั้น ไมโครซอฟท์จึงต้องไม่พลาดที่จะทำให้ Office 365 สามารถใช้งานได้ทั้งบนพีซี แท็บเล็ต และสมาร์ทโฟน (ต้องทำงานบน iOS, Android, BlackBerry OS และ Windows Phone) โดย Office 365 จะประกอบไปด้วยอีเมล์, Word Processing และ Spreadsheet (เทียบกับชุด Office แล้วก็คือ Word และ Excel) ซึ่งสามารถใช้งานได้ทุกเวลา โดยไม่เกี่ยวว่าสำนักงานจะยังไม่เปิดหรือปิดไปแล้วกลับเข้าไปไม่ได้ เพราะถ้าหากเราเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตได้ เราก็สามารถเข้าถึงเอกสารนั้นๆ ได้
แน่นอนว่าสิ่งต่างๆ เหล่านี้ต้องมีค่าบริการ โดยไมโครซอฟท์ได้มุ่งเป้าไปที่องค์กรธุรกิจยุคใหม่ที่ต้องการความสะดวกในการเข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์ที่สามารถเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตได้ รวมถึงการเชื่อมโยงฐานข้อมูลภายในบริษัทเข้าด้วยกันเพื่อลดความซ้ำซ้อนและสามารถประสานงานกันได้มากขึ้น โดยเฉพาะพนักงานบริษัทที่มีการทำงานนอกสถานที่ก็จะสามารถทำงานต่อเนื่องได้ด้วยอุปกรณ์พกพาต่างๆ และส่งข้อมูลกลับเข้าบริษัทได้เลย แทนที่จะเป็นแบบเดิมที่จะเริ่มงานต่อได้ก็ต่อเมื่อกลับเข้าบริษัทเท่านั้น ซึ่งทำให้งานล่าช้าไปโดยไม่จำเป็น
ราคาเริ่มต้น Office 365 นั้นคิดค่าบริการต่อผู้ใช้งานต่อเดือนอยู่ที่ 2 เหรียญสหรัฐ สำหรับองค์กรที่มีพนักงานไม่ถึง 25 คน ส่วนราคาสูงสุดของบริการ Office 365 อยู่ที่ 27 เหรียญสหรัฐ สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ ซึ่งผู้ใช้สามารถเข้าถึงทั้งชุดผลิตภัณฑ์บนคลาวด์ของไมโครซอฟท์แบบไม่จำกัดจำนวนข้อมูล แต่ส่วนที่น่าสนใจของ Office 365 นั้นอยู่ที่การเปิดให้บริษัทที่ต้องการใช้บริการนี้สามารถเลือกใช้รูปแบบบริการต่างๆ แล้วแต่ความต้องการของบริษัทได้ โดยคิดค่าบริการตามฟีเจอร์ที่ใช้งาน
ค่าบริการต่อเดือนนี้ยังรวมถึงการดูแลระบบเซิร์ฟเวอร์ การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล และที่สำคัญด้วยความที่เป็นบริการบนระบบคลาวด์ ไมโครซอฟท์จึงสามารถอัพเดตชุดผลิตภัณฑ์ที่เราใช้ให้ได้ทันที โดยที่เราไม่ต้องไปจัดการอะไรเพิ่มเติม ซึ่งทั้งหมดนี้จะช่วยลดภาระการจัดการและค่าใช้จ่ายให้กับองค์กร โดยทางไมโครซอฟท์เองก็ออกมาประกาศว่าตนพร้อมให้บริการหลังการขายแบบ 24 ชั่วโมงตลอด 7 วัน
คำถามคลาสสิกกับบริการบนระบบคลาวด์ก็คือเรื่องความปลอดภัย โดยเฉพาะความเสี่ยงในกรณีที่ระบบล่ม ซึ่งประเด็นนี้ทางไมโครซอฟท์ก็ยืนยันด้วยการรับประกันการใช้งานว่าระบบจะไม่ล่ม 99.9% โดยถ้ามีปัญหาเกิดขึ้นทางไมโครซอฟท์ก็พร้อมชดเชยค่าเสียหายให้ หรือถ้าหากองค์กรไหนต้องการเก็บฐานข้อมูลด้วยตนเองก็สามารถนำมาใช้งานในรูปแบบของระบบไฮบริดจ์ได้
ข้อมูลล่าสุดจากการสำรวจของไมโครซอฟท์พบว่า ผู้ใช้งานคอมพิวเตอร์ทุกๆ 9 ใน 10 ยังใช้งานโปรแกรมของไมโครซอฟท์ นั่นทำให้ Office 365 มีข้อได้เปรียบกว่าทาง Google เพราะสามารถนำฐานข้อมูลเดิมเข้าไปยัง Office 365 ได้เลย (เฉพาะ Office 2007 SP2 ขึ้นไป) คงต้องติดตามกันต่อไปว่าระหว่างไมโครซอฟท์และ Google ใครจะยึดครองตลาดนี้ไว้ได้
การแก้เอกสารใน Office 365 นั้นแม้จะสามารถทำได้พร้อมกันหลายคน แต่ก็มีส่วนที่แตกต่างจากบริการของ Google Apps โดยเราจะไม่สามารถแก้เอกสารส่วนที่มีคนกำลังแก้ไขอยู่ได้ เพราะ Office 365 จะทำการล็อกย่อหน้าที่กำลังมีการแก้เพื่อไม่ให้คนอื่นเข้ามาทำการแก้ไขซ้ำซ้อน
