ประเด็นการทำงานให้เกิด Productivity กันหน่อยดีว่า ก็เลยมาขอแนะนำบริการ Online สำหรับเครื่องมือ Project Management Tool ทั้งฟรี และ เสียเงิน (Free & Paid)
วันนี้ผมจะมาเสนอซอฟต์แวร์การจัดการและการวางแผนโครงการ Project Management ที่ดีที่สุดที่ที่คุณควรใช้ในตลาด Criteria หลักๆที่เรามักจะเลือกใช้เครื่องมือจำพวก Project Manager
- เรื่องของคน
- เรื่องของซอฟต์แวร์
- เรื่องของวัฒนธรรม (Culture, อันนี้สำคัญนะ บางองค์กรยังทำงานเดิมๆ ต่อให้เอาเครื่องมือใหม่ๆ เข้าไปก็ไม่พยายามเปลี่ยน)
เรื่องของคน
ทีมงานและการทำงานที่เราตั้งเป้าไว้ว่าจะเริ่ม Project ในรูปแบบไหน อยากช่วงหลังการทำงานของผมจะอยู่ในรูปแบบของ Remote Work ทั้งหมด 5 วันเราจะมีเวลาพบหน้ากันในแบบประชุมคือ 2 วันต่อสัปดาห์ ส่วนเวลาหลังจากนั้นเรา Remote Work กันทั้งทีม ซึ่งนั่นก็ต้องใช้ทีมงานที่รู้หน้าที่ และ ให้เกียรติเพื่อนร่วมทีมเรื่องเวลา หรือเรียกตรงๆว่ามีวินัยนั่นเอง แล้วถามว่าผมดูแล Project กี่ตัวในแต่ละปี สรุปคือ 33 ตัวโดยผ่านเครื่องมือ Project Management Tools หมดเลย
แล้วถามว่ามันจำเป็นไหมต้องมีเครื่องมือพวกนี้ คือ อยากจะบอกว่าผมอยู่ใน Culture ทั้งหมด 2 แบบคือแบบที่เป็นระเบียบนั่นคือเล่นตามกฏเกณฑ์ กับอีกองค์กรคือไม่มีระเบียบแต่เข้าใจว่าตัวเองทำงานเป็นระเบียบ เช่น สั่งงานผ่าน Line ส่งเมลสั่งงานมาแต่เป็นเมลที่ Foward แล้วเราไปดูต้นทางคือ ดองงานไว้แล้วมาเร่งคนอื่น หรืออีกประเภทเน่ากว่าคือ ไม่ว่าจะแย่ยังไง ไม่พยายามปรับการใช้เครื่องมือพวกนี้มาช่วยทำงาน แต่อ้างเราว่า พวกเราทำให้วุ่นวาย และให้ ผู้อาวุโสที่สุด เข้าข้างให้มาเจรจากับเราเพื่อแก้ต่างเค้าแต่เราคือวัยวุฒิที่เด็กกว่าต้องฟัง สิ่งที่เห็นคือการทำงานที่เละเทะไม่มีอะไรเป็นแบบแผน วางแผนไรไม่ได้ แล้วมันก็พังต่อเนื่องกันมา
ดังนั้นการทำงานเป็นระเบียบ มันอยู่ที่ทีมงานว่าจะเปลี่ยนไหม หาก Culture ไหนเปลี่ยนไม่ได้ก็ต้องทำใจนั่นแหละครับ พยายามเปลี่ยนทีละเล็กน้อยไป
เรื่องของซอฟต์แวร์
เครื่องมือพวก Project Management Tool เหล่านี้ช่วยให้งานมัน Track สถานะได้ว่าอยู่ตรงไหน และรับรู้เท่ากันหากบางตัวมี Chat ด้วยก็จะยิ่งช่วยให้การคุยกันไม่ออกนอกลูปการทำงาน และช่วยปรับ Mindset ให้กับบางคนด้วยว่า Project Management Tool ไม่ใช่ To-Do List เพราะมันมี Feature ที่มากกว่าการจดว่าจะทำอะไร แล้วทำได้ไหม อีกทั้งยังเป็นการบอกว่า เครื่องมือเหล่านี้แหละจะทำให้คนทั้งทีมมองภาพของงานได้ตรง แลพเป็นทิศทางเดียวกัน ทั้งเรื่องของ Art Direction, Process และ Timeline เมื่อไรที่ Process ติดที่ใครเราจะได้แก้ปัญหา และช่วยเหลือถูกไม่ใช่ไปหาคนผิดแล้วโทษคนนั้น (หลักการเป็นหัวหน้า Project ที่ดี)
ทีนี้ Project Management Tools พวกนี้บางบริการมันมีราคาที่ต้องจ่ายซึ่งนั่นต้องพิจารณาให้ดี แต่เอาเข้าจริงบริการเหล่านี้ก็มีค่าใช้จ่ายที่สบายกระเป๋าไม่แพงเกินไป
ส่วนนี่คือบริการที่ผมใช้เป็นประจำ ดังนั้นไม่ได้จัด Ranking ให้กับบริการเหล่านี้แต่เป็นแค่บริการ Project Management Tools ที่ผมยังคงเลือกใช้ และช่วยในการเบางานลง
Trello
หากใครที่อยู่ในสายการออกแบบ หรือการทำงานสาย Business Development จะได้ยินชื่อบริการเจ้านี้มาพักใหญ่แล้ว แค่เราเข้าไปที่ https://trello.com เราจะพบกับหน้าจอการจัดการ Card (หรือที่เรียกว่า Kanban board อ่านข้อมูลเองนะ WikiPedia) ให้เราวางแผนการทำงานขององค์กรได้อย่างสบาย โดยแบ่งเป็น Project ย่อยมากมาย
จุดเด่นของ Trello คือ เหมาะกับผู้บริหาร หรือ Project Leader และ Senior มากกว่าผู้ปฏิบัติงาน (Web Dev,Web Design, Designer, Planner) เนื่องจาก Trello จะแสดงมุมมองภาพรวม แบบกว้างๆ ของ Project แล้วจึงค่อยเปิด Card ถึงรายละเอียด แบบนาทีต่อนาที คุณสามารถติดตามและตรวจสอบเกือบทุกอย่าง ผ่านการรับการอัปเดตสถานะการเปลี่ยนแปลงจากทุกโครงการ เป้าหมาย Project ของคุณคือการจัดการทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ขนาดใหญ่ เขียนหลักสูตร หรือบทภาพยนตร์เรื่องมหากาพย์หรือเขียนรายชื่อร้านขายของชำ ไปจนสิ่งสำคัญและไม่สำคัญในชีวิตประจำวันของคุณคุณสามารถใช้ Trello เพื่อกำจัดภาระทั้งหมดของคุณ คุณสามารถกำหนดรายการให้กับบุคคลอื่นได้ หรือคุณสามารถตั้งระบบเตือนสำหรับตัวคุณเอง ผู้จัดการลูกทีมได้สบาย
Trello มีทั้งฟรี และ จ่ายเงินเพื่ออัพเกรด
- Free Version: $0
- Business Class: $9.99 (315 บาท)
Monday
สำหรับสาย Content Management หรือ Social Media Agency เมื่อก่อนจะมีบริการชื่อ Do แต่ตอนนี้ใช้บริการใหม่ที่ชื่อว่า Monday https://monday.com เป็นเครื่องมือจัดการงานออนไลน์ แบบ Content Planning และ Message SCRUM Board ที่ช่วยให้ทีมทำงานอย่างชาญฉลาดขึ้นเร็วขึ้นด้วยงบประมาณที่ประหยัด (ช่ายมันมีราคาต้องจ่าย)
เครื่องมือที่ให้ความรู้สึกดีซึ่งมีการทำงานร่วมกันที่ใหญ่ที่สุด Feature คือการวาง Content Plan สำหรับเล่นบน Social Media เช่นตาราง Post ใช้ #Hashtag ของงานติดตามทีม เมื่อมีเรื่องไม่คาดฝันเช่น เรื่องฉุกเฉิน หรือ Urgent Attention ด่วน ทั้งทีมจะสามารถรับมือ Crisis Management ที่ถือว่าเป็นภัยพิบัติสำคัญของสาย Agency ได้สบายๆ ราคาก็:
- Free: 2-week trial period
- Basic: $25/mon (700 กว่าบาทต่อเดือน)
- Standard: $39/mon (1,200 กว่าบาทต่อเดือน)
- Pro: $59/mo
- Enterprise: $118/mo
Hygger
เป็นรูปแบบ Kanban Board อีกแบบหนึ่งที่ช่วย Project Management Process ได้ดีขึ้น โดยจุดเด่นคือ Add-ons ที่นำเสนอ Features ตัวช่วยที่หลากหลายเพื่อจัดการทีมโครงการและความคิดริเริ่มได้อย่างมีประสิทธิภาพ https://hygger.io
มันมีความเป็นไปได้หลากหลายในการจัดการโครงการตั้งแต่ระยะเวลาของโครงการจนถึงการวางแผนงานในแผง Kanban โดยใช้แผง Sprint เพื่อจัดการ Sprint และอื่น ๆ คุณยังสามารถใช้โมดูลการรายงานขั้นสูงเช่นการให้คะแนนแบบถ่วงน้ำหนักการจัดลำดับความสำคัญของ RICE / ICE และ Matrix / Effort Values เพื่อจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่สำคัญ โดยเฉพาะ Effort Value นี่เหมาะกับสายที่ต้องดีลกับ HRD, Human Resources Development หรือทีม People Development ที่ต้องการ Track เรื่องของความพยายามและ Soft Skills หรือ Essential Skills (ฝั่ง HRM, Human Resource Managment นี่นั่งตบยุงไปก่อน)
ราคามีทั้งฟรี และ Features ที่ต้องจ่าย(บ้างนะ คือ Storage ฝากไฟล์)
- Free – free forever, unlimited users, unlimited projects and boards, 100 MB storage space
- Standard – at $7 per user/month (annual plan) (หัวละ 200 บาทต่อคนเข้าทีม), unlimited storage, integrations, and tasks
- Enterprise – at $14 per user/month (annual plan), timesheet reporting, branded workspaces, unlimited API access, premium support and more
Flow
ถ้ามองว่ามันคือ Slack + Trello ก็คงจะใช่ Flow (https://www.getflow.com/) เพียงแค่ Kanban Board นั้นเป็นแค่ Features Build -in ใน Services แล้วเน้นที่ Team Communication Message ที่หน้าแรกแบบ Slack มากกว่า
มันมีความเป็นไปได้หลากหลายในการจัดการโครงการตั้งแต่ระยะเวลาของโครงการจนถึงการวางแผนงานในแผง Kanban แบบ Trello แต่จริงแล้วหน้าจอการทำงานที่ผมชอบกลับเป็นหน้าจอ Sprint Board เพื่อจัดการ Sprint และ Task Profilers และ Resources Managment สำหรับผู้จัดการโครงการเพื่อรักษาสมดุลของภาระงานและการจัดสรรที่เหมาะสม ทำให้ส่วนของ PM จะไม่พลาดการอัปเดตด้วยความคิดเห็นของงานจากลูกทีม
คุณยังสามารถใช้โมดูลการรายงานขั้นสูงเช่นการให้คะแนนแบบถ่วงน้ำหนักการจัดลำดับความสำคัญของ RICE / ICE และ Values/Effort Values ของ Process ย่อยของทีม เพื่อจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่สำคัญได้อีกด้วยนั่นแหละคือเหตุผลที่บางงานที่มีคนในทีม และลูกค้าอยู่ด้วยจำเป็นต้องใช้ Flow
- Standard – at $4.79/user/month, unlimited tasks and projects, access to public API and integrations.
- Pro – $7.99/user/month, all Standard features plus resource management, project timelines, workgroups, and task profiles.
- Enterprise – Custom, everything included in Pro plus SSO, advanced security compliance and dedicated success manager.
ถือว่าไม่ถูกไม่แพงสำหรับ Flow นะ
Asana
ถ้าเป็นส่วนขององค์กรที่ใหญ่หน่อยเป็นลูกค้า และมีเอกสารขั้นตอนการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่ชัดเจนเป็นลำดับแนะนำว่าอย่าพลาดจะลงรายละเอียดผ่าน Asana https://asana.com/
ตัวเลือกง่ายๆ ในแต่ละ Feature ที่เพียงพอสำหรับความต้องการการจัดการโครงการของคุณในมุมมองภาพรวม Asana เป็นเหมือนพื้นที่การจัดการโครงการ หรือ Virtual Meeting Room / Working Room ซึ่งทำให้การจัดการโครงการที่ซับซ้อนเป็นเรื่องง่ายและทำได้สำหรับคนทั่วไป(ทีมงานที่อาจจะไม่ใช่สาย Tech หรืออาจจะลูกค้า ที่จะต้องการเห็นภาพรวมง่ายๆ) หน้าจอการทำงานที่เรียบง่ายใช้งานง่าย
จุดที่ลำบากก็คือ การจะใช้ Asana ได้เหล่า PM ผู้กล้าจำเป็นต้องมีทักษะในการทำ Canvas, Board, Kanban Board, Sprint หรือผ่านเครื่องมือ Project Management tools มาบ้างสักพักใหญ่ๆ จึงจะเริ่มต้นได้ Smooth กับ Asana แต่ถ้ามาแบบไม่เคยผ่านเครื่องมือเหล่านี้เลย มีงงเป็นไก่ตาแตกแน่นอน ดังนั้น Asana เป็นเครื่องมือที่สุดยอด แต่จะสุดยอดกับบุคคลที่ผ่านการใช้งาน tools และอยู่ในวงวาร Sprint งานมาบ้างแล้วพักนึงเท่านั้น นอกนั้นมันคือสุดยอด
- Basic – Free, up to 15 team members with feature limitations.
- Premium – $9.99/user/month, unlimited tasks and projects, dependencies, start dates, timeline view, advanced search & reporting, status updates and progress view.
- Business – $19.99, everything included in Premium plus portfolios, locking custom fields and customer success options.
- Enterprise – Custom, everything included in Business plus advance security, custom branding and data deletion and backup options.
ClickUp
เครื่องมือนี้อาจเป็นสิ่งที่ดีที่สุดในบรรดาเครื่องมือการจัดการโครงการที่เข้าใจง่ายไม่ยากเหมือน Asana อีกทั้งราคาของมันเมื่อต้องอัพเกรดก็ไม่แพงเกิดไป ClickUp (https://clickup.com/)มีประโยชน์มากเมื่อพูดถึงการทำสิ่งต่างๆให้สำเร็จ
หน้าจอภาพรวมของโครงการแบ่งย่อยแต่ละ Project แต่ถ้าพูดเรื่อง UI/UX แล้วแม้จะง่ายกว่า Asana แต่ก็ไม่ได้ใช้งานง่ายอย่างที่คนที่พึ่งเริ่มเข้าสู่วงการ Sprint หรือทีมที่เป็นเด็กจบใหม่
อย่างไรก็ตาม ClickUp ให้การจัดการงานที่สำคัญทั้งหมดภายใต้หลังคาเดียวให้คนในทีมเห็นงานไปในทิศทางเดียวกัน และ ClickUp ช่วยให้คุณสร้างพื้นที่ทำงาน Virtual Working Space/ Meeting Space มากมายที่สามารถใช้สำหรับแผนกภายในองค์กรของคุณโครงการด้านที่คุณกำลังทำงานอยู่หรือแม้ว่าคุณต้องการจัดการลูกค้าแยกต่างหาก ส่วนราคาที่ต้องจ่ายเมื่ออัพเกรด ถือว่ารับได้สบาย
- Free – unlimited tasks, projects, team members, up to a max of 100MB storage.
- Unlimited – $5/user/month for unlimited tasks (150 บาทโดยประมาณ), projects, team members and storage.
GanttPRO
เครื่องมืออีกตัวที่น่าจะช่วยสำหรับ Project ที่เน้นเรื่องของเวลา มากกว่ารายละเอียดอื่น เช่น Module ย่อยที่ต้องประกอบให้ทันในระยะเวลาจำกัดแบบอัด Performance เช่น BackEnd หรือ API Services ที่ไม่เน้นความสวยงาม และ UI ก็คงต้องเป็น GranttPRO (https://ganttpro.com/go/pm-tool)
เราสามารถจัดการงานการสร้างภาพรวมระยะเวลา Timeline พร้อมกับแสดงความคิดเห็นสิ่งที่แนบมา กับสนุกกับการไล่ลำดับชั้น Process Hierarchy ที่เหมาะสมกับงานย่อย หรือ Bug โหดๆ ที่จะแตกเป็น Child ของ Pipeline นั้นได้อีกมากมาย สุดท้ายคุณจะได้ภาพที่ครอบคลุมสำหรับทุกแง่มุมของโครงการของคุณบนแผนภูมิ Gantt ที่เรียบง่าย แต่สวยงาม และ GranttPROมีคุณสมบัติที่ดีสำหรับการแบ่งปันและ / หรือส่งออกมุมมอง Gantt ของโครงการ ให้ลูกค้า และ คู่ค้าได้ด้วยนะ ราคาที่ต้องจ่าย
- Individual (single user plan) – at $15 per month (ประมาณเดือนละ 470-500 บาท), all of GanttPRO’s features except team progress tracking
- Team (5 users) – at $7.9 per month per user, all of GanttPRO’s features
- Team (10 users) – at $6.9 per month per user, all of GanttPRO’s features
- Team (15 users) – at $5.9 per month per user, all of GanttPRO’s features
- Enterprise – for 15+ users, contact sales for inquiry
ทั้งหมดคือ Features หลัก และเครื่องมือหลักที่น่าสนใจสำหรับเหล่า PM นะครับ อย่าลืมว่าบริการทั้งหมดนี้ถ้าต้องการทำงานให้ลุล่วงและมีประสิธิภาพ มันมีราคาต้องจ่ายในบาง Features และก็ วัฒนธรรมการทำงานขององค์กรต้องมี Vision และอนาคต นะครับถึงจะรู้ว่าเครื่องมือเหล่านี้มันสำคัญ แต่ถ้าไม่เปลี่ยนก็เท่านั้น เราก็แค่ใช้พัฒนาทีมเล็กๆ ต่อไปให้เป็นระเบียบดีกว่า
ถ้ามีเครื่องมืออื่นๆ น่าสนใจแชร์กันได้ครับ
