บางครั้งการทำงานร่วมกันเป็นทีมขององค์กร SMEs จำเป็นต้องเคลื่อนที่ได้ และไม่ผูกติดกับออฟฟิศทั่วไป เราเรียกแนวคิดนี้ว่าการ ทำงานแบบ “On The Go” ครับ
พูดถึงยุคสมัยนี้แล้วการที่จะยึดติดกับชีวิตการทำงานแบบเช้าเข้าไปนั่งบนโต๊ะ เที่ยงหน่อยก็เดินไปทานข้าว แล้วก็รีบกลับมาทำงานเพราะห่วงว่าจะมีอีเมลเข้ามาสร้างความกังวลใจ พอจะเลิกงานหน่อยกำลังจะเดินทางกลับบ้านก็มีสายเรียกเข้าให้กลับมาประชุมก็ต้องวิ่งตาเหลือกกลับเข้ามาออฟฟิศ ซ้ำร้ายหน่อยถ้าหากว่ามีเรื่องเร่งด่วนต้องลางานหัวหน้าไปทำธุระ แต่วันที่ลาต้องมีเหตุการณ์ไม่คาดฝัน เช่น เป็นวันที่ต้องส่งงบประมาณการณ์ประจำปีให้ผู้บริหาร หรือต้องตัดสินใจบางอย่างเพื่อให้ทีมที่กำลังประสานงานอยู่นั้นไม่สะดดุด ที่พูดมาทั้งหมดอาจจะเคยเป็นช่วงชีวิตของผู้อ่านสักคน หรืออาจจะยังเป็นชีวิตที่กำลังเป็นอยู่ในเวลานี้ที่สร้างความเบื่อหน่ายกับชีวิตที่ต้องเร่งรีบซะเหลือเกินจะบรรยาย ผู้เขียนก็เลยอยากจะขอนำเสนอทางเลือกเป็นโซลูชันแนวทางการทำงานแบบใหม่ที่หนุ่มสาวไฟแรง และเหล่าผู้ประกอบการประเภท “Start Up” ที่กำลังเกิดขึ้นในประเทศไทยในช่วงปี 2012 นี้อย่างมาก โซลูชันต่อไปนี้จะต้องถูกใจ ชนิดที่เรียกว่า เล่นเป็นเล่น ทำงานก็ทำได้เต็มที่ กับไลฟ์สไตล์ที่เรียกว่า “on the go”
อะไร คือ “on the go”
อันที่จริงแล้วคำว่า “on the go” เป็นแค่แนวทาง หรือคำจำกัดความ ของการทำงาน หรือองค์กร ในรูปแบบหนึ่ง ที่ประกอบไปด้วย พนักงานหรือ User ที่ใช้งานคอมพิวเตอร์พกพาหรือแล็ปท็อป หรือพนักงานคนนั้นต้องใช้สมาร์ทโฟน ไม่ก็ใช้มันทั้ง 2 อย่างประกอบการทำงาน และสิ่งสุดท้ายคือ องค์กร หรือกลุ่มคนและกฏระเบียบที่มีข้อบังคับบางอย่างไม่ตรึงเกินไป แต่ขอบเขตของการทำงาน และขั้นตอนการดำเนินงานนั้นก็ไม่หลวมจนเกินเหตุ เป็น Office on the go อย่าเพิ่งตกใจครับคุณผู้อ่าน เอาเป็นว่าจริงๆ แล้วถ้าพูดให้ง่ายก็คือ การใช้ Cloud Computing และ Software as a Service บางตัวมาช่วยให้การทำงานในออฟฟิศของคุณนั้นง่ายขึ้น และไม่ทำให้ชีวิตส่วนตัวของคุณนั้น ต้องขาดตอน โดยที่งานที่ต้องรับผิดชอบก็ไม่ขาดช่วงครับ “on the go” ก็คงจะเหมือนการหยิบเอาเรื่องที่รู้ๆ กันอยู่มาปัดฝุ่นพูดกันใหม่ เหมือนเหล้าเก่าในขวดใหม่นั่นเองครับ และให้มองอีกแง่ ผู้ดูแลโครงการ หรือหัวหน้าโครงการหลายคน ที่มีทีมพัฒนา และทีมวางแผนอยู่ในมือหลายโปรเจ็ค และอยู่ต่างสถานที่ จำเป็นต้องออกไปข้างนอกเสมอ ไม่อยู่โต๊ะ การเดินทางในแต่ละช่วงก็ใช้เวลาที่แสนจะยาวนาน คิดเล่นๆ แค่รถไฟฟ้าใต้ดิน และ รถไฟฟ้า แม้จะการันตีว่ามีตลอด 3-4 นาที แต่บางสถานียาวไกลระหว่างกันกินเวลา 40 นาที แค่นั่งรอถึงที่หมายก็หมดเวลาไปร่วมชั่วโมง ไหนจะล่าช้าและตีรถเปล่าให้เรารอเก้อ กินเวลานั่งรอไปอีก 1-2 ขบวนก็ถือว่าเป็นเวลาที่ไม่น้อย รวมไปถึงรถยนต์ที่นั่งส่วนบุคคล ที่บางทีแม้จะมีคนขับให้ ถ้าไม่มีการติดต่อผ่านโทรศัพท์ก็แย่เอาการ แม้จะคุยผ่านโทรศัพท์กัน แต่แน่ใจหรือว่า ระบบ ที่สั่งไปนั้นคืบหน้าแค่ไหน ดังนั้น “on the go” ก็คือโซลูชันในการติดตามความคืบหน้าของทีมงาน และโครงการซึ่งเป็นหน้าที่ของหัวหน้าโครงการที่อาจจะต้อง “ออกข้างนอก” ตลอดเวลา ทั้งติดต่อประสานงานกับทีมอื่น หรือประณีประนอมกับลูกค้านั่นเองครับ
เพียงแค่ว่าในช่วงเวลาก่อนหน้านี้การใช้ Cloud Computing และ Software as a Service นั้นมันยังอยู่ในขั้นตอนกล้าๆ กลัวๆ ในการนำมาใช้งาน ต่างกับตอนนี้ที่ทุกสิ่งไม่ว่าจะเป็น อินเทอร์เน็ต สัญญาณการระบุตำแหน่ง ระบบเครือข่ายสังคมออนไลน์เฉพาะองค์กรเพื่อเก็บองค์ความรู้นั้นมันใช้ได้จริง และเป็นไปได้มากขึ้นแบบ มองเห็น และจับต้องได้ เลยทำให้ผู้เขียนนึกสนุกหยิบเรื่อง Cloud Computing และ Software as a Service เรื่องเดิมเหล่านี้มาปัดฝุ่น และหาโซลูชั่นมาบู๊ตอัพให้เกิดเป็นไลฟ์สไตล์แบบใหม่ที่ไปได้สวยจริงๆ
ปรับแต่ง Google+ ให้เป็นระบบอินทราเน็ต (Intranet) องค์กรของคุณกันสักนิด
เรื่องมือแรก ที่ดูแล้วอาจจะไม่หวือหวานัก เพราะหลายคนก็ทราบดีว่า การใช้งานของมันนั้นไม่ต้องศึกษาอะไร เพียงแค่สมัครแล้วก็เข้าไปใช้งานแบบที่เครือข่ายสังคมออนไลน์ตัวอื่นๆ เค้าเป็นกันเหมือนคู่แข่งอย่าง Facebook เป็นต้น แต่ใครจะทราบว่าสำหรับ Google+ นั้นการจัดการวงของ Circle สำหรับองค์กรของคุณ และใช้บัญชีของ Google Apps ซึ่งตอนนี้มีค่าใช้จ่ายเล็กน้อยในการติดตั้ง จะทำให้บริการตัวนี้กลายเป็นองค์ความรู้ภายในองค์กรที่มีประสิทธิภาพดีตัวหนึ่งได้ดีทีเดียว
เพราะคุณสมบัติพื้นฐานที่มีอย่าง Google+ Hangout ก็สามารถสร้างห้องประชุมเสมือนจริง โดยใช้ทั้งคอมพิวเตอร์พกพาอย่างแล็บท็อบ หรือ แท็บเล็ตไปจนถึงสมาร์ทโฟน เรียกประชุมกัน แบ่งปัน ลิงค์ของเว็บไซต์ที่น่าสนใจในการติดต่อ ประสานงานกันได้อย่างทันทีทันใด และแก้ปัญหาผ่านการแบ่งปันหน้าจอ เพื่อให้ผู้เชี่ยวชาญเข้าไปช่วยเหลือ
อีกทั้งหากใช้ Cooperated Email จาก Google Apps แล้วล่ะก็ บริการทุกอย่างของ Google+ ตั้งแต่ Profile ขององค์กร, Hangout สำหรับประชุม, เอกสารไฟล์งานสรุปต่างๆ ก็ใช้ Google Docsเป็นเครื่องมือในการแบ่งปันไฟล์เอกสาร เพื่อติดต่อสื่อสารกันกับพนักงาน และลูกค้า, แผนที่ที่เป็นได้ทั้งระบบติดตามการขนส่ง หรือ การบอกเส้นทางอย่าง Google Latitude หรือ Google+ Local, การใช้ Google Drive เป็นเหมือนคอมพิวเตอร์เซิร์ฟเวอร์ไว้สำหรับจัดเก็บไฟล์งาน เมื่อก็ล้วนจะวิ่งเข้ามาที่อีเมลขององค์กรที่พ่วงกับระบบของ Google Apps ทันที
โซลูชันเหล่านี้เองสามารถจัดการให้ Google+ นอกจากจะเป็นเครือข่ายสังคมออนไลน์ที่ใช้เล่นสนุกแทน Facebook แล้วยังสามารถใช้เป็น เครื่องมือติดต่อสื่อสารกัยภายในองค์กร และแลกเปลี่ยนองค์ความรู้ภายในของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพตัวหนึ่ง ได้ดีทีเดียว นอกเหนือจากบริการของ Google+ แล้ว ก็ยังมี API ของ Google อีกมากมายที่สามารถนำมาประยุกต์ใช้เป็นบริการหลากหลาย
จัดการทีม และ โครงการผ่านบริการ แบบ Project on the go
สำหรับคนทำงานที่กำลังอยู่ในตำแหน่งของหัวหน้าโครงการที่ต้องจัดการ แผนการนำเนินงาน และติดตามความคืบหน้าของโครงการที่ ผู้ใต้บังคับบัญชากำลังปฏิบัติอยู่ ซึ่งในบางครั้งตำแหน่งของบุคคลนี้จะต้องออกไปข้างนอก เพื่อติดต่อกับลูกค้า และผู้บริหารตลอดเวลาทำให้ไม่มีเวลาจะโฟกัสกับอีเมล หรือเอกสารรายงานการทำงาน หรือความคืบหน้าที่วางอยู่บนโต๊ะทำงานได้บ่อยนัก ซึ่งถ้าหากว่าปล่อยค้างนานไป โครงการที่ทำอยู่ก็จะไม่คืบหน้า พาลจะพาทีมเสียเอา แต่ถ้าหากว่าใช้โซลูชันต่อไปนี้ในการทำงานผ่าน Cloud Computing บนแอพพลิเคชันบนเว็บไซต์ และสมาร์ทโฟน หรือแท็บเล็ตการเฝ้าติดตามโครงการ และสั่งงานให้กับทีมงานผู้รับผิดชอบก็จะเป็นง่ายขึ้น ซึ่งแอพพลิเคชัน หรือบริการบนเว็บไซต์สำหรับติดตามโครงการที่ผู้เขียนจะหยิบมานำเสนอนั้น มีอยู่ 2 บริการ ซึ่งทั้ง 2 ถือว่าเป็นบริการที่ใช้งานง่าย และมีแอพพลิเคชันบนสมาร์ทโฟนรองรับ และหน้าจอส่วนต่อประสานงานผู้ใช้ก็ใช้งานง่าย นั่นคือ Producteev และ Do
Producteev
สำหรับหัวหน้าโครงการ หลายคนที่ต้องติดต่อประสานงานกับลูกทีม และไม่ค่อยได้มีเวลาใกล้ชิดทีมงานมากนักอาจจะถูกใจบริการของ Producteev ตัวนี้ซึ่งสามารถเข้าไปศึกษาใช้งานได้ฟรีๆ ได้ที่เว็บไซต์ http://www.producteev.com ครับ
หากเข้าไปที่เว็บไซต์ของ Producteev แล้วผู้อ่านสามารถเริ่มต้นใช้งานได้ทันที ผ่านการสมัครสมาชิกบนหน้าเว็บไซต์ของ Producteev เลยครับ หรือถ้าหากว่าไม่อยากจะกรอกข้อมูลสมัครสมาชิกผ่านฟอร์มตามประสาคนใจร้อนก็เข้าไปเข้าระบบ หรือ Login ด้วยบัญชีของ Facebook หรือ Google+ ก็ได้ทันทีครับ, หลังจากที่เข้าระบบมาสู่หน้าจอการใช้งานแล้ว ผู้อ่านสามารถเริ่มต้นสร้าง Project ขึ้นมาใหม่ ทำการ Assignment สมาชิกในทีมจากอีเมลที่เรามีอยู่ ซึ่งระบบจะทำการส่งเมล์ไปแจ้งผู้ใช้งานที่เรา Assign ไว้ให้ทราบ และพวกเขาจะเข้ามาสมัครใช้บริการเองครับ ซึ่งเมื่อมีการ Assign ทีมงานครบแล้ว ก็เริ่มทำการ พูดคุย หรือสั่งงานผ่านหน้าจอการใช้งานได้ทันที ซึ่งเราสามารถที่จะ แนบไฟล์เอกสาร พรีเซ็นเทชัน หรือ รูปภาพลงไปในระบบของ Producteev ได้เลยครับ ซึ่งเมื่อมีอะไรคืบหน้าในโครงการนั้น ระบบของ Producteev จะทำการส่งอีเมลไปแจ้งเตือนทุกคนที่อยู่ในความรับผิดชอบของโครงการนี้ทันที เมื่อขั้นตอนไหนที่เราได้ส่งไปแล้ว มีการดำเนินการจนเสร็จสิ้น ก็สามารถที่จะระบุช่วงวันเวลา ที่สำเร็จ เปลี่ยนสถานะของขั้นตอนที่ว่า ให้กลายเป็น เสร็จสิ้น ได้ครับ
นอกจากที่ Producteev จะเป็นซอฟท์แวร์บริการบน Cloud Computing สำหรับติดตามโครงการผ่านเว็บไซต์แล้วบริการของ Producteev ยังมีอยู่ในแอพพลิเคชันบนแพลตฟอร์มที่หลากหลายอย่างระบบปฏิบัติการ Windows, ระบบปฏิบัติการ Mac OSX ไปจนถึงแพลตฟอร์มของสมาร์ทโฟน อย่างระบบปฏิบัติการ iOS ของ Apple และ Play บนระบบปฏิบัติการ Android ของ Google ครับทำให้หัวหน้าโครงการ และทีมงานสามารถติดต่อสื่อสารกัน เฝ้าติดตามความคืบหน้าของโครงการที่กำลังพัฒนาอยู่ได้ตลอดเวลา แม้ว่าจะไม่ได้นั่งอยู่ในออฟฟิศก็ตาม
Do
เป็นบริการทางเลือกอีกตัวหากไม่ถูกใจกับเจ้า Producteev ผู้อ่านสามารถเข้าไปที่เว็บไซต์ Do.com ได้เพื่อสมัครใช้งานบริการเฝ้าติดตามโครงการของทีมงานพัฒนา เพียงแค่ว่า Do นั้นจะใช้พ่วงกับบัญชีของ Google เท่านั้นครับ
โดยการทำงานของ Do นั้นเองก็ไม่ได้แตกต่างไปจาก Producteev นักเพียงแค่ Do จะใช้งานได้เต็มที่ต่างกับ Producteev ที่ต้องมีการจ่ายชำระค่าบริการซื้อแพ็คเก็จเล็กน้อย สำหรับการใช้งาน Do ผู้เขียนได้นำบริการของ Do มาประยุกต์ใช้ภายในองค์กร สำหรับติดตามความคืบหน้าของโครงการ ซึ่งสามารถ Assign งานให้แก่ทีมงานได้ อัพเด็ตความคืบหน้าของโครงการได้ มีการแจ้งเตือนความคืบหน้าไปยังอีเมลของผู้ใช้งานที่อยู่ในความรับผิดชอบได้ครบทุกคน และมีแอพพลิเคชันตอบโจทย์ไว้ใช้งานบนสมาร์ทโฟนทั้งบนระบบปฏิบัติการ iOS ของ Apple และ ระบบปฏิบัติการ Android ของ Google เช่นกัน
บริการทั้ง 2 ตัวที่ผู้เขียนยกตัวอย่างขึ้นมานั้นทั้ง Do และ Producteev เป็นบริการหนึ่งที่ตรงตามแนวคิด “on the go” ได้ตรงที่สุด เพราะทั้ง 2 บริการสามารถนำมาพัฒนาให้องค์กรที่มีการติดตามโครงการ อย่างพวก Software House ที่ต้องมีการเฝ้าดูทีมงาน และโครงการอย่างต่อเนื่องของหัวหน้าที่ควบคุมโครงการสามารถลดค่าใช้จ่ายในการซื้อซอฟท์แวร์เกี่ยวกับการเฝ้าติดตามโครงการอย่าง พวก Project Management Control ได้ดีทีเดียว
ซึ่งเหล่า SMEs หลายแห่งมักจะไม่มีทุนในการจัดซื้อซอฟท์แวร์เหล่านี้อย่างถูกกฏหมายก็มักจะใช้การพัฒนาขึ้นมาใช้เองก็ต้องสูญเสียเวลาในการพัฒนา ไม่ก็เสียเงินทุนในการสร้างเครื่องมือที่ใช้ในการผลิตงานของตัวเองอีกที Producteev และ Do น่าจะเป็นเครื่องมือในการเข้ามาช่วยเหลือในเรื่องของเงินทุนสำหรับผู้ประกอบการ SMEs ที่ดีที่สุดตัวหนึ่งได้เลย
แล้ว Google Task ล่ะฟรีเหมือนกัน?
อันที่จริง โซลูชั่นอีกตัวหนึ่งสำหรับไลฟ์สไตล์ของหัวหน้า และทีมงานแบบ “On The Go” นั้น ถ้าไม่พูดถึงบริการของ Google ที่มีการพัฒนาลงแพลตฟอร์มของ Cloud Computing อย่างจริงจัง อีกทั้งมีแอพพลิเคชันเสริมมากมายทั้งระบบปฏิบัติการ iOS ของ Apple ระบบปฏิบัติการหลักของตัวเองอย่าง Android ไปจนถึงเว็บแอพพลิเคชันของ Chrome Web Store ที่มีเหล่านักพัฒนามาหน้าหลายตาต่างร่วมสนุก เข้าร่วมพัฒนาแอพพลิเคชันมากมายดีๆ ให้ลองใช้กัน ซึ่งโซลูชันหนึ่งของ Google ที่รองรับแนวคิด “on the go” นี้ก็คงหนีไม่พ้น Google Task ที่เป็นบริการเบื้องต้นที่ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายอะไรเลย และต้องเป็นคำถามที่หลายคนเริ่มนึกถึงว่า ไปสนับสนุนบริการตัวอื่นที่มีค่าใช้จ่ายแอบแผงทำไม ถ้ามีของดีบริการฟรีๆ ของ Google ให้ใช้
คำตอบก็คือ “ถูกต้องครับ” แต่ GoogleTask ยังไม่สามารถตอบโจทย์ในแง่ของพฤติกรรม ผู้ร่วมทีมได้เต็มศักยภาพ ลองมาวิเคราะห์ดูเล่นๆ แล้ว เราจะเห็นว่า Google Task นั้นคือการรวมบริการ ทั้งหลายของ Google เข้ามาเป็นโซลูชัน เช่น Google Mail, Google Calendar, Google Docs และ Google Alert ที่รองรับทั้งบน เว็บไซต์ และ สมาร์ทโฟนครับ ถ้ามานั่งคิดดูจริงๆ แล้วการติด Label ของโครงการ แบบแบ่งย่อยชัดเจน และมีเกณฑ์การัดระบบความคืบหน้าผ่าน Google Calendar แล้ว มันก็คงจะดูง่าย จริงๆ ซึ่งมันจะเป็นไปได้ถ้าองค์กรที่ใช้บริการ Google Task ตัวนี้มี กฏการทำงานที่ต้องใกล้ชิดทีมงานเล็กน้อย ไม่สามารถควบคุมการทำงานระยะไกลได้ เพราะ การแจ้งเตือนทั้งหลายจะปรากฏในเมล์ และโครงงานส่วนใหญ่เป็นโครงงานพัฒนาด้านไอที ซะ 90% และคนไอทีที่เป็นนักพัฒนานั้นมักจะมีอัตราการเปิดอ่านอีเมล์น้อยกว่า 30% แปรผกผันกับการเข้าเล่นเครือข่ายสังคมออนไลน์อย่าง Facebook ครับ
อีกอย่างคือระบบการออกรายงานความคืบหน้าของตัวโซลูชันของ Google Task นั้นยังต้องทำขึ้นเองเพียงแค่อาศัย การวิเคราะห์ที่ดูจะครบถ้วนกว่าบริการตัวอื่นๆ แต่ถ้าเปรียบเทียบกับ Producteev และ Do แล้ว สองอย่างหลังมีระบบการออกรายงานที่ละเอียด และง่ายนำไปใช้ได้ทันที ในแง่ของ การออกแบบ Workspace สำหรับการทำงานแล้ว Producteev และ Do สามารถออกแบบให้เป็นหลาย Workspace ได้ชัดเจนในตัวของมัน และแยกทีมงานในแต่ละ Workspace มาผสมโรงกันได้ง่ายผ่านระบบ โดยใช้การแจ้งเตือนผ่านการสนทนาผ่าน ฟังก์ชัน Message กันให้เห็นใน Workspaceแต่ละกลุ่มได้เลย และแยกย่อยความคืบหน้าได้ละเอียด เจาะจงได้ในตัวของมัน สำหรับ Google Task นั้นแม้จะมีทุกอย่างครบครัน แต่ในแง่ของ Workspace นั้นยังไม่สามารถใช้ระบบแยก Workspace ออกจากกันเป็นหลายๆ ส่วนได้ ต้องใช้ Group ในการจัดการอีกที ซึ่งถ้าจะใช้วิธีการทั้งหลายที่ว่ามา หัวหน้าโครงการจำเป็นต้องเสียเวลาจัดการวางแผนครั้งใหญ่ ให้เป็นแบบแผนด้วยเวลานานพอสมควร ถึงจะจัดการ Workspace ของโครงการให้กระจายการทำงานแยกกันออกไปเหมือนที่ Producteev และ Do มี
ในบทความนี้ไม่ได้เจาะจงที่จะบอกว่า GoogleTask ของ Google นั้นไม่ดี บริการของ Google ยังคงเป็นบริการที่มีประสิทธิภาพ และมีมาตรฐานที่ยอดเยี่ยมทุกอย่างเสมอ แต่ที่ยกออกมาเปรียบเทียบกับบริการตัวอื่น อย่าง Producteev และ Do นั้นก็เพื่อที่จะสื่อให้ผู้อ่านได้รู้ว่า บางครั้งเครื่องมือที่จะทำให้โครงการการพัฒนาต่างๆ สามารถควบคุมได้นั้น ไม่จำเป็นต้องดีที่สุด ขอเพียงใช้งานได้ 70-80% ที่มาตรฐานมันมีก็เพียงพอแล้ว เพราะการทำงานแบบ on the go นั้นไม่ต้องการเวลาในการ Setup หรือติดตั้งวางโครงสร้างที่นานนัก แต่ต้องบริการที่ตอบโจทย์ และจัดการได้ทันที เพราะทุกวันนี้ถ้ามัวแต่พัฒนา หรือรอคอยอะไรที่ดีมากสุดๆ เกินไปค่อยเริ่มพัฒนากัน ก็คงต้องรอให้คู่แข่งขันด้านธุรกิจของเราวิ่งเข้าเส้นชัยไป 3 สมัยก่อนครับ
[บทความนี้ตีพิมพ์ลงในนิตยสาร E-Commerce Magazine ครับ]
