ความรู้เกี่ยวกับ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในเชิงธุรกิจ

ระบบสารสนเทศ ได้เข้ามามีบทบาทมากขึ้นในการติดต่อแลกเปลี่ยนข่าวสารระหว่างกัน ซึ่งจะต้องทำงานตลอดวัน ตลอดคืนโดยไม่มีวันหยุดพัก การควบคุมธุรกิจได้ขยายขอบเขตออกไปทั่วทุกภูมิภาคของโลก มีสิ่งแวดล้อมแตกต่างกันออกไป ระบบสารสนเทศที่ดีจะต้องสามารถแก้ปัญหาความแตกต่าง และปรับตัวเข้ากับสิ่งแวดล้อมนั้นได้ ระบบสารสนเทศ นำมาใช้ในส่วนตัว เช่น ในด้านความบันเทิง ความเพลิดเพลิน ความรู้มากยิ่งขึ้น ทางด้านธุรกิจ เช่น แก้ปัญหาและตัดสินใจ (รวบรวม เรื่องราว และ วิเคราะห์) สารสนเทศต่างจากข้อมูลอย่างไร

Data (ข้อมูล) : ความจริงที่เป็นตัวเลข ข้อความ หรือรายละเอียด ในรูปแบบต่าง ๆ ของสิ่งที่เราสนใจไม่ว่าจะเป็น คน สัตว์ สิ่งของ สถานการณ์ เหตุการณ์ หรือสิ่งอื่น ๆ
Fact (ข้อเท็จจริง) : วัตถุดิบที่ใช้ในการผลิต Information ใช้ในการสังเกต เก็บข้อมูลไว้มาบรรยายผล วิเคราะห์
Information (สารสนเทศ) : ข้อมูลเป็นวัตถุดิบสำหรับนำมาใช้ในการผลิต Information แต่อาจจะแตกต่างกันขึ้นอยู่กับ Process ของแต่ละคนนำ ข้อมูลมาประมวลผล สารสนเทศ ไม่ใช่ข้อมูล แต่เป็นสิ่งที่ได้มาจากข้อมูลโดยการผสมผสานความคิดเห็น วัฒนธรรม สิ่งแวดล้อมลงไป

ระบบสารสนเทศคืออะไร

• ระบบสารสนเทศ (Information system) เป็นระบบที่ใช้ Computer เก็บรวมรวมประมวลผล และแจกจ่ายข้อมูลข่าวสารเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ และการควบคุมภายใ
• องค์กรข่าวสาร (Information) ข้อมูลที่ได้รับการประมวลผลหรือปรุงแต่ง เพื่อให้มีความหมายเป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้
• ข้อมูล (Data) ข้อเท็จจริงที่ได้รับการรวบรวมหรือป้อนเข้าสู่ระบบ

กระบวนการทำงานของระบบสารสนเทศ ประกอบด้วย

กิจกรรม 3 ชนิด (ต้องเก็บข้อมูลให้เป็นอัตโนมัติมากขึ้น)

การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ (Input)

การประมวลผล (Process)

การนำเสนอผลลัพธ์ (Output)

ระบบสารสนเทศบางระบบ ต้องการตอบสนอง (Feedback) ซึ่งก็คือส่วนหนึ่งของข้อมูลที่ผ่านการประมวลผล แล้วถูกส่งกลับไปยังส่วนการ นำเข้าข้อมูลอีกครั้งหนึ่ง สารสนเทศที่เป็น Output ของระบบหนึ่ง อาจเป็น Input ของอีกระบบหนึ่งได้ ระบบสารสนเทศถือว่าเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร (Organization) องค์กรบางแห่งในปัจจุบันสามารถดำเนินธุรกิจได้ก็เพราะมีระบบสารสนเทศที่ดี

สารสนเทศมีคุณลักษณะที่ดี สำคัญดังนี้
1. มีความเป็นปัจจุบัน คือ ดำเนินการเก็บรวบรวมข้อมูล และแก้ไขปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
2. เกี่ยวข้องกับธุรกิจ เราจะต้องเลือกสรรข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจของเรา
3. สมบูรณ์ การเก็บบันทึกข้อมูลไว้ใช้จะต้องครบถ้วนไม่เก็บไว้แบบครึ่ง ๆ กลาง ๆ
4. มีรูปแบบที่เข้าใจง่าย เราจะต้องเลือกวิธีการแสดงสารสนเทศในแบบที่เห็นแล้วเข้าใจได้ถูกต้องชัดเจน ยิ่งถ้าระบุตัวปัญหา และโอกาสได้จะยิ่งดี
5. การมี Information ต้องมีการลงทุน ใช้บัตรตอกเวลา ลายนิ้วมือ

ลักษณะที่สำคัญที่ทำให้เทคโนโลยีสารสนเทศแตกต่างจากเทคโนโลยีอื่น ๆ
1. เทคโนโลยีมีความสัมพันธ์ บริษัทและหน่วยงานต่าง ๆ จำเป็นต้องพิจารณาในด้านต่าง ๆ อย่างเหมาะสม เช่น น้ำหนักและส่วนสูง มีความสัมพันธ์กับการให้ยา
2. เทคโนโลยีมีส่วนสำคัญระดับวิกฤติต่อหน่วยงานต่าง ๆ ทั้งของภาครัฐ เอกชน เช่น ถ้าธนาคารต่าง ๆ ยังไม่ใช้ระบบ Computer กิจการค้าต่าง ๆ ก็คงจะซึมเซาไม่ตายตัวเทคโนโลยีสารสนเทศช่วยเพิ่มขีด ความสามารถในด้านการแข่งขัน
3. เทคโนโลยีสารสนเทศมีผลต่อการบริหารจัดการทุกด้าน มีความแม่นยำ สอดคล้องกับสภาพการเก็บข้อมูล ทันสมัย เป็นปัจจุบัน
4. เทคโนโลยีสารสนเทศ เป็นกิจกรรมที่มีค่าใช้จ่ายสูง เพราะต้องใช้อุปกรณ์และเครื่องมือต่าง ๆ ที่ก้าวหน้าและราคาแพง เช่น Computer ใช้บุคลากรที่มีความรู้ ความสามารถ

ระบบ (System)

คือส่วนต่าง ๆ เข้ามารวมกันเพื่อทำหน้าที่ให้ส่วนรวมบรรลุเป้าหมาย

ระบบประกอบด้วย ระบบย่อย (Subsystem) เป็นส่วนหนึ่งของระบบ มี 2 แบบ
1. แบบปิด (closed system) ไม่เกี่ยวข้องกับระบบอื่นเลย
2. แบบเปิ ด (open system) มีช่องทางสัมพันธ์ติดต่อกับรายอื่น

ระบบสารสนเทศ และการบริหาร ที่ผู้บริหารต้องมีความเข้าใจ Information
1. ความคิดเชิงระบบ (systems thinking) มีระบบของการแก้ปัญหาอย่างถูกต้อง คิดให้รอบคอบทั่วถึง มองหา วิธีแก้ปัญหาหลาย ๆด้าน ต้นทุน และเลือกวิธีการที่ดี
2. การทำงานเปลี่ยนจากแบบมาคนเดียว เป็นแบบทำงานเป็นทีม หรือกลุ่มงาน โดยอาศัยความเห็นแลกเปลี่ยน แนวความคิดได้ต้องผสม กันระหว่างคนและเครื่อง ทำให้ทำงานได้มากขึ้น เครื่อง Computer เก็บข้อมูลได้มากกว่าคน
3. การประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศ โดยใช้คอมพิวเตอร์ในการบริหารองค์กรข้อมูล (Data) People บุคลากร HW. เครื่อง Procedures กฎเกณฑ์ในการทำงาน คู่มือปฏิบัติงาน SW. โปรแกรม Networke เครือข่ายสื่อสาร
4. การประมวลผลข้อมูลแบ่งออกเป็น 4 ส่วน (ด้วยเครื่อง Computer) เก็บรวบรวมข้อมูล (Input) คำนวณและประมวลผล (Data processing) แสดงผล (Output) storage (จัดเก็บข้อมูลที่ได้ประมวลผล)

คุณลักษณะของระบบสารสนเทศต่าง ๆ แบ่งตามลักษณะระบบการจัดเก็บข้อมูล Iss From Recording Transactions to Providing Expertise

1. Transaction Processing Systems (TPS) ระบบธุรกรรม บันทึกรายการข้อมูลที่เกิดขึ้น เป็น DATA ยังไม่เป็น IS ระบบถอนเงินสด ATM.
2. Management Report Systems (MRS)ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ รับข้อมูลมาจากระบบ TPS มาทำการประมวลผล ระบบ MRS ประมวลผลโดยการสรุปข้อมูลที่ได้รับเข้ามาเป็นจำนวนมาก เป็นรายงานแยกตามหมวดหมู่ที่เหมาะสม เพื่อการนำเสนอผู้บริหารด้วยรายงาน รายงานประจำเดือน ประจำปี ข้อมูลสรุปหรือการปรับเปลี่ยน
3. Decision support System (DSS) ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ สนับสนุนการทำงาน ของผู้บริหารในระดับกลาง ช่วยในการ
ตัดสินใจแก้ปัญหาแบบทั้งมีโครงสร้าง คือปัญหาที่มีความไม่แน่นอนเข้ามาเกี่ยวข้อง มีลักษณะเฉพาะตัวและมีการเปลี่ยนแปลงเสมอ ทำให้ไม่สามารถกำหนดวิธีแก้ไขล่วงหน้าได้ ระบบนี้จะต้องมีการตอบสนองที่ดี
4. Executive Information Systems (EIS) การเก็บข้อมูลรวบรวมมาสรุปโดยรวมเร็วทันใด ใช้ในการควบคุมแผน
5. Expert System (ES) ระบบที่ทำงานแบบเชี่ยวชาญ สามารถตอบและให้คำแนะนำออกมาด้วยสรุป
6. Geographic Information Systems (GIS) ระบบสารสนเทศภูมิศาสตร์ พื้นดิน ผิวโลก ภูเขา
7. On – demand Output ระบบที่สามารถให้ผลลัพธ์ตอบสนองผู้ใช้ที่ต้องการผลลัพธ์ได้เอง

ระบบสารสนเทศ แบ่งตามระบบธุรกิจ

• Accounting สารสนเทศสำหรับฝ่ายการบัญชี (Accounting) รับผิดชอบในการรักษาและจัดการรายการ หลักฐานเกี่ยวกับการเงิน ขององค์กร รายรับรายจ่ายขององค์กร ปัญหาในการบริหารจัดการและการติดตามรายการธุรกรรมเกี่ยวกับการหมุนเวียนทรัพย์สิน และเงินขององค์กร
• Finance สารสนเทศสำหรับฝ่ายการเงิน (Finance) มีหน้าที่รับผิดชอบการบริหารจัดการทรัพย์สินส่วนที่เกี่ยวข้องกับการเงินขององค์กร เงินสด หุ้น พันธบัตร เพื่อให้ได้รับผลตอบแทนสูงสุดจากทรัพย์สิน รับผิดชอบในเรื่องของการลงทุน
• Marketing สารสนเทศด้านการตลาด (marketing) วิเคราะห์สินค้าที่กลุ่มลูกค้าต้องการ แนะนำลูกค้าให้รู้จักสินค้า กำหนดกลุ่มลูกค้า
• Human Resources สารสนเทศสำหรับฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ (Human Resources) สนับสนุนในการเลือกสรรบุคลากร จัดการรักษาระเบียบข้อมูลบุคลากรให้มีความสมบูรณ์ และสร้างสรรกิจกรรมที่กระตุ้น ให้บุคลากรเกิดความคิดสร้างสรรและทักษะในการปฏิบัติงาน

ระบบสารสนเทศแตกต่างกันในส่วนของธุรกิจต่าง ๆ Iss in Different Business Sectors

• Manufacturing : กระบวนการผลิตสินค้า สร้างวางแผนความต้องการวัสดุ โดยกำหนดเวลาที่รวดเร็ว บริหารคลังสินค้า การซื้อการนำส่ง วางแผนการผลิต การบำรุงรักษา โรงงานและอุปกรณ์
• Government : ระบบภาษี ระบบประกันสังคม
• Service : ระบบสารสนเทศในการให้บริการเชื่อมโยงกับองค์กรต่าง ๆ
• Retail : ร้านขายปลีก ปัจจุบันสามารถใช้เครือข่ายดาวเทียม การบริหารสามารถกำหนดรายการสั่งซื้อได้รวดเร็
• New Businesses : ระบบธุรกิจใหม่ สามารถให้บริการโดยใช้ Credit Report
• Shared Data Resources : นำข้อมูลมาแบ่งกันใช้ ถ้าเก็บข้อมูลไว้เองอาจทำให้เกิดความคลาดเคลื่อนของข้อมูลได้ข้อมูลไม่ตรงกัน

E – Commerce : การใช้ Internet ในการขายสินค้า ซื้อขาย – ผ่อน
1. Business – to – Business b to b หรืออีกแบบ Business – to – Consumer b to c
2. อาศัยฐานข้อมูลในการเก็บเพื่อการเชื่อมโยง
3. e – commerce ยังมีปัญหาเรื่องของการจ่ายเงินด้วยบัตรเครดิต

ระบบสารสนเทศ (ผลการศึกษา)
Knowledge workers : การทำงานชุดใหม่ต้องใช้ความรู้มากกว่าชุดเก่า
Degrees in Is : วิทยาศาสตร์คอมพิวเตอร์ และการบริหารจัดการสารสนเทศ
Information systems careers : อาชีพ ดำเนินอาชีพ : นักวิเคราะห์ระบบ นักวางแผน DBA ผู้ดูแลเครือข่ายระบบสารสนเทศที่ไม่ควรให้การเผยแพร่
1. Consumer Privacy : ข้อมูลส่วนตัว ไม่อยากให้ใครรู้ เรื่องราวของลูกค้า พนักงาน ถ้าเป็นข้อมูลผิด ๆ ถ้าคนอื่นเอาไปก็มีปัญหา
2. Employee Privacy : ข้อมูลลูกค้า (ส่วนตัว)
3. Freedom of Speech : ระวังในบางเรื่อง
4. IT Professionalism : วิชาชีพ IT ต้องมีจริยธรรม
5. Social Inequality : มีคนจำนวนน้อยที่เข้าถึง Internet ควรจะมีคนมาก ๆ เพื่อรับรู้สิ่งต่าง ๆ ได้ดี

ทั้งหมดที่กล่าวอ้างขึ้นมานีเป็นหลักหัวใจในการบริหาร พัฒนาองค์กร ทางด้าน IT และ Business ให้เดินทางควบคู่ไปด้วยกัน หากแต่ว่าองค์กรใด หรือผู้สนใจจะนำความรู้เหล่านี้ไปใช้นั้น ต้องรุ้ถึงจุดประสงค์และที่มาของธุรกิจของ หน่ยงานและ องค์กรณ์ของตัวเองให้ครบถ้วนก่อน