ระบบสารสนเทศ [Information System (IS)] เป็นระบบเทคนิคสังคม (Societechnical Systems) ซึ่งประกอบด้วยผลิตภัณฑ์ และแนวความคิดที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีซึ่งนำมาใช้ภายในสังคม หรือองค์การ โดยมีบุคลากรเป็นผู้จัดเตรียม MIS ฉะนั้นบุคลากรจึงเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดขององค์การ ในบทนี้จะเน้นในด้านการออกแบบ MIS และด้านการปฏิบัติการ (Operation)
บุคลากรของ MIS : ปัจจัยด้านกายภาพและปัจจัยด้านจิตวิทยา
บุคลากร (People) บุคลากรของ MIS จะถูกมองข้ามความสำคัญไป ทำให้การใช้ MIS ต้องล้มเหลว ในบางครั้งระบบมีความสลับซับซ้อนเกินกว่าความสามารถของบุคลากรที่จะทำงานได้ ซึ่งอาจเป็นเพราะมีการออกแบบไม่ถูกต้อง หรือขาดความร่วมมือในการทำงาน หรือไม่ได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงก็ได้ ลักษณะของบุคคลที่เกี่ยวข้องกับ MIS จะพิจารณา 2 ด้านคือ ปัจจัยด้านกายภาพ และปัจจัยด้านจิตวิทยา
1. ปัจจัยด้านกายภาพ (Physiological factors) ของบุคลากรที่ทำงาน MIS เป็นลักษณะที่ปรากฏชัดและสามารถมองเห็นได้ งานทางด้านระบบสารสนเทศ [Information System (IS)] เป็นสาเหตุทำให้เกิดปัญหาด้านกายภาพของพนักงาน เช่น กรนั่งป้อนข้อมูลเป็นเวลานาน ทำให้เกิดอาการปวดตาและกล้ามเนื้อตา
ทักษะและความสามารถของพนักงาน (Worker skills and abilities) ทักษะและความสามารถจะเป็นตัวกำหนดลักษณะทางกายภาพ และลักษณะทางปัญญา ซึ่งเป็นตัววัดประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงานของคน ทักษะและความสามารถของพนักงานในการใช้ระบบสารสนเทศ [Information System (IS)] ประกอบด้วย 2 ด้านคือ
1) ความสามารถด้านกายภาพ (Physical abilities) ประกอบด้วย รูปร่างลักษณะ ความแข็งแรง และความสามารถในการทำงานของอวัยวะต่าง ๆของร่างกาย
1.1 ความสามารถทางกายภาพขั้นพื้นฐาน (Basic physical abilities)
1.2 ความสามารถในการทำงานของร่างกาย (Phychomotor abilities)
2) ความสามารถในด้านสติปัญญา (Mental abilities) เป็นความสามารถที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ และการประมวลข้อมูลข่าวสาร นอกจากนี้ยังเป็นเรื่องความเข้าใจ กระบวนความจำ และความถนัดทางคณิตศาสตร์
สติปัญญาและความเชี่ยวชาญ (Intelligence and sophistication) สติปัญญา หมายถึง ความสามารถในการให้เหตุผล ส่วนความเชี่ยวชาญ หมายถึงสิ่งที่เกี่ยวข้องกับองค์ประกอบต่าง ๆ เช่น อายุ ประสบการณ์ ในการทำงาน ทั้งสติปัญญาและความเชี่ยวชาญจะมีผลอย่างมากในการทำงาน ดั้งนั้นระบบสารสนเทศ [Information System (IS)] ที่นำมาใช้ในการทำงาน จึงควรจะต้องปรับปรุงแก้ไขให้เหมาะสมกับสติปัญญา และความเชี่ยวชาญของผู้ใช้
2. ปัจจัยด้านจิตวิทยา (Psychological factors) ของบุคลากรที่ทำงาน MIS เป็นลักษณะด้านจิตใจของพนักงานซึ่งจะมีอิทธิพลต่อระบบสารสนเทศ (IS) โดยทั่งไปมนุษย์จะคิดหรือทำในขอบเขตที่คิดว่าตนสามารถทำได้ และมีความเต็มใจที่จะทำ ซึ่งความสามารถและพฤติกรรมนี้ได้มาโดยกำเนิดหรือเกิดจากการเรียนรู้ ซึ่งเป็นกระบวนการประมวลผลหน่วยความจำ
กระบวนการประมวลผลหน่วยความจำ (Memory processes) เป็นขั้นตอนที่มนุษย์เกิดความจำในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง และการนำข้อมูลมาใช้ มนุษย์มีความแตกต่างกันเรื่องความสามารถในการจำ และความรวดเร็วในการเรียกข้อมูลมาใช้ ดังนั้นระบบสารสนเทศ (IS) จึงถูกสร้างขึ้นเพื่อช่วยในเรื่องพื้นฐานของการประมวลผลหน่วยความจำ
รูปแสดงทฤษฎีของ Allen Newell and Herbert Simon ได้ชี้ให้เห็นว่า ความจำของมนุษย์ซึ่งมีลักษณะคล้ายคลึงกับคอมพิวเตอร์ ประกอบด้วย 3 ส่วน ดังนี้
1. ความจำระยะสั้น (Short-term memory) มนุษย์จะจำข้อมูลเป็นกลุ่มก้อน จากการวิจัยของ George Miller พบว่า มนุษย์สามารถเก็บข้อมูลได้ตั้งแต่ 5-9 กลุ่ม (กลุ่มของข้อมูล) และไว (ง่ายและรวดเร็ว) ต่อการประมวลผล(วิเคราะห์ข้อมูล)
2. ความจำระยะยาว (Long-term memory) เปรียบเหมือนหน่วยความจำที่ 2 แบบเชื่อมโดยตรง (On-line secondary storage) ในส่วนนี้จะประกอบไปด้วยข้อมูลที่สามารถเข้าถึงได้ง่าย แต่ไม่ไว(ไม่รวดเร็ว)ในการถูกประมวลผล
3. ความจำภายนอก (External memory) เป็นเหมือนหน่วยความจำที่ไม่อยู่ภายใต้การควบคุมของการประมวลผล (Off-line secondary storage) เช่น ข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริง ที่ได้จากหนังสือ เอกสาร แผ่นดิสก์ เป็นต้น
ปัจจัยด้านจิตวิทยาที่มีอิทธิพลนำไปสู่ความสำเร็จของระบบสารสนเทศ [Information system (IS)] ประกอบด้วยสิ่งต่าง ๆ ต่อไปนี้
2.1 การรับรู้ (Perception) คือกระบวนการที่เปิดรับต่อสิ่งแวดล้อมอย่างใดอย่างหนึ่ง โดยใช้ประสาทสัมผัสทั้ง 5
2.2 การเรียนรู้ (Learning) คือการเปลี่ยนแปลงของพฤติกรรมของบุคคล ซึ่งเกิดขึ้นจากการได้รับประสบการณ์
2.3 อคติ (Bias) คือความลำเอียงที่เกิดจากความแตกต่างระหว่างบุคคล เช่น อายุ เชื้อชาติ เพศ ซึ่งมีอิทธิพลต่อการตัดสินใจ
2.4 ทัศนคติ (Attitude) คือการแสดงออกของความรู้สึกที่มีต่อบุคคล วัตถุ กิจกกรม และเหตุการณ์ ทัศนคติเกี่ยวกับงาน (Job Attitude) โดยเฉพาะอย่างยิ่งความพึงพอใจในงาน (Job satisfaction)
2.5 แนวโน้มการเผชิญความเสี่ยง (Risk-taking tendencies) ความเสี่ยงคือ การวัดว่าคนจะรับรู้และจะจัดการกับผลลัพธ์ที่ไม่แน่นอนได้อย่างไร บางคนชอบเสี่ยง บางคนหลีกเลี่ยงการเสี่ยง ความเสี่ยงมีผลกระทบต่อระบบสารสนเทศ [Information system (IS)]
2.6 ความเต็มใจที่จะเปลี่ยนแปลง (Willingness to change) บางครั้งการเปลี่ยนแปลงจะทำได้ยาก ถึงแม้ว่าจะมีการขู่หรือบังคับ
2.7 ความตึงเครียด (Stress) ความตึงเครียดจะทำลายความสามารถในการตัดสินใจของบุคคล ซึ่งอาจจะนำไปสู่การบังคับให้เกิดการตัดสินใจในทางเลือกในสถานการณ์ที่บีบบังคับ ทำให้เกิดความเสียหายต่อบริษัท
2.8 วัฒนธรรมองค์การ (Culture) เป็นระบบค่านิยมร่วม ความเชื่อ วิถีความคิด และการแสดงออกของพฤติกรรมของบุคคลที่ได้รับอิทธิพลจากสิ่งแวดล้อมทางสังคม
2.9 การจูงใจ (Motivation) หมายถึงอำนาจในการทำให้เกิดพลัง และกระตุ้นพฤติกรรมส่วนบุคคลให้บรรลุเป้าหมาย อำนาจนี้อาจจะมาจากแห่งภายนอก เช่น โอกาสที่จะได้โบนัส (Bonus) หรือรางวัลอื่น ๆ ที่สำคัญ และอำนาจที่มาจากภายในของแต่ละบุคคล ซึ่งการจูงใจอาจใช้เป็นสาเหตุหลักในการอธิบายเรื่องการกระทำของคนได้
1. ปัจจัยจิตวิทยาอื่น ๆ (Other psychological factors) มีดังนี้
3.1 ความยืดหยุ่นได้ (Flexible) เป็นความคล่องตัวของ MIS ซึ่งจะนำไปสู่ความยืดหยุ่นได้ในการตัดสินใจ การผลิต การบริหารงานในหน้าที่ต่าง ๆ ขององค์การ โดยทั่วไปบุคลากรในองค์การมักไม่แน่ใจว่าลักษณะข้อมูลที่ต้องการคืออะไร เนื่องจากสภาพธุรกิจมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ดังนั้นระบบควรจะได้รับการออกแบบให้มีความยืดหยุ่นในการทำงาน เพื่อให้พนักงานพัฒนาการตัดสินใจต่าง ๆ จากการใช้ข่าวสารข้อมูลเพื่อให้ความยืดหยุ่นนี้นำไปสู่การพัฒนาระบบสนับสนุนการตัดสินใจ [Decision Support System (DSS)] และระบบการผลิตแบบคล่องตัว [Flexible Manufacturing Systems (FMSs)]
3.2 ข่าวสารมากเกินกำลัง (Information overload) จากการที่พนักงานบางคนมีความสามารถมากกว่าคนอื่น ๆ จึงทำให้พนักงานคนนั้นมีข้อมูลที่ต้องจัดการจำนวนมาก และเป็นข้อมูลที่ไม่จำเป็น สภาพเช่นนี้เรียกว่า ภาวะข่าวสารมากเกินกำลัง (Information overload) จะทำให้เกิดอาการตึงเครียด และความสามารถในการตัดสินใจลดน้อยลง เราจึงควรจะออกแบบระบบสารสนเทศ [Information System (IS)] โดยให้นำเสนอข้อมูลที่จำเป็นต่อการสนับสนุนการตัดสินใจเท่านั้น เพื่อไม่ให้มีข้อมูลที่ไม่จำเป็นออกมาจำนวนมาก
3.3 การมองโลกในแง่บวก และในแง่ลบ (Optimism/pessimism) คนที่มองโลกในแง่ดีส่วนใหญ่จะเป็นผู้ที่ประสบความสำเร็จ แต่อย่างไรก็ตามก็ควรมองโลกในแง่ลบด้วย เพราะจะทำให้ความคิดต่าง ๆ ดีขึ้น ดังนั้นในขณะที่ฟังความคิดเห็นจากผู้เชี่ยวชาญ MIS ก็ต้องรับฟังความเห็นที่ได้จากผู้จัดการฝ่ายอื่น ๆ ตลอดจนผู้ใช้ด้วย ทั้งนี้ต้องพิจารณาทั้งข้อดีและข้อเสียประกอบด้วย
